Werkorganisatie op kantoor en thuiskantoor

en Sabine Schrör, medisch journalist Bijgewerkt op

dr. Andrea Bannert werkt sinds 2013 bij De doctor in de biologie en geneeskunde deed aanvankelijk onderzoek in de microbiologie en is de expert van het team op de kleine dingen: bacteriën, virussen, moleculen en genen. Ze werkt ook als freelancer voor Bayerischer Rundfunk en verschillende wetenschappelijke tijdschriften en schrijft fantasyromans en kinderverhalen.

Meer over de experts

Sabine Schrör is freelance schrijver voor het medische team van Ze studeerde bedrijfskunde en public relations in Keulen. Als freelance redacteur is ze al meer dan 15 jaar thuis in de meest uiteenlopende branches. Gezondheid is een van haar favoriete onderwerpen.

Meer over de experts Alle inhoud van wordt gecontroleerd door medische journalisten.

Of het nu in het thuiskantoor of op kantoor op locatie is: een goede werkorganisatie is essentieel om het dagelijkse kantoorleven efficiënt en zo stressvrij mogelijk te maken. Maar hoe weet je je taken verstandig te structureren tussen de stortvloed aan e-mails, telefoongesprekken, vergaderingen en privé-afleiding? Hier vind je antwoorden op deze vraag en ontdek je welke tips en tools jouw dagelijkse kantoorwerk makkelijker maken.

Werkorganisatie: minder stress, meer efficiëntie

U kent deze situatie waarschijnlijk wel: u zit aan uw bureau en heeft u zojuist helemaal in beslag genomen door een belangrijke taak. Opeens staat er een collega in de deur en spreekt haar aan. Of je telefoon gaat - je baas is aan de lijn. Of je inbox meldt een nieuw bericht. Je bent al uit het geconcentreerde werk gerukt en moet je prioriteiten heroverwegen.

In het thuiskantoor zijn er veel andere bronnen van afleiding. De kinderen vragen hulp bij hun huiswerk, de vaatwasser moet geleegd worden, de lunch kookt niet vanzelf en, en, en.

De voorbeelden laten zien: afleiding en stress maken deel uit van het dagelijkse werk, vooral in het thuiskantoor. Met een verstandige werkorganisatie kan echter veel gedaan worden zodat de stress niet uit de hand loopt en u rustig en efficiënt uw werk kunt doen.

prioriteiten stellen

Hoe kan het werk op kantoor of in het thuiskantoor goed worden gestructureerd? Door prioriteiten te stellen. Sorteer de komende taken op belangrijkheid en urgentie. Bijvoorbeeld van A naar D:

A taken zijn belangrijk en urgent, d.w.z. tijdkritisch
B-taken zijn belangrijk, maar niet urgent
C-taken zijn minder belangrijk, maar urgent
D-taken zijn minder belangrijk en niet urgent

Bepaal nu welke taken je zelf gaat doen en welke je indien nodig delegeert. Zet je taken vervolgens in chronologische volgorde en werk ze dienovereenkomstig af.

Tijdsbeheer

Tijd is een kostbaar goed. Hoe efficiënter je je werktijd gebruikt, hoe meer ruimte je hebt voor andere dingen. Daarnaast verminder je je persoonlijke stress als je niet gehaast door hoeft te gaan met je werk, maar werkt op basis van een goed doordacht schema. Het beste kunt u uw gebruikelijke taken bekijken en noteren hoeveel tijd u voor welke taak nodig heeft. Dit overzicht is een goede basis voor een gestructureerde dag- en weekplanning.

Dag- en weekplanning

Het loont de moeite om dag- en weekplannen te maken op basis van je prioriteitenlijst en je taak-/tijdanalyse. Deze overzichten geven uw werkdag een duidelijke structuur en geven u de zekerheid niets te vergeten en uw werktijd efficiënt te besteden:

In het dagschema bepaal je de tijdstippen van de dag waarop je bepaalde taken wilt uitvoeren. Misschien belt u liever 's middags dan 's ochtends? Of, zoals de ervaring leert, ben je het meest geconcentreerd in de vroege ochtenduren? Houd hier indien mogelijk rekening mee in uw planning.Bundel vergelijkbare taken in taakgroepen en wijs ze specifieke tijdvakken toe. Plan ook je pauzes stevig in en let op tijdbuffers die je ruimte geven voor onverwachte taken.
Het weekschema geeft een overzicht van alle taken die tijdens de week moeten worden gedaan. Het is het beste om het elke vrijdag te maken voor de hele volgende week. Zorg ervoor dat u hier ook tijdbuffers opneemt! Vuistregel: plan maximaal 80 procent van de beschikbare werktijd. De overige 20 procent is beschikbaar voor ad hoc werk.

Extra tips voor het thuiskantoor

Degenen die thuis werken, worden regelmatig geconfronteerd met verdere uitdagingen op het gebied van werkorganisatie. Door het ontbreken van een ruimtelijke scheiding van werk en privé is het een grote drempel om zich tijdens het werk strikt te scheiden van het privéleven. Als dit niet lukt, is er een groot risico om vast te lopen en de focus te verliezen tussen professionele en familiale eisen. Omdat er thuis veel meer mogelijkheden voor afleiding op de loer liggen dan op het kantoor ter plaatse: tussendoor even de wasmachine aanzetten, eventjes stofzuigen of eindelijk weer oma bellen - de verleidingen zijn talrijk. Zeker als je niet alleen in het thuiskantoor zit, maar je partner ook thuis werkt en de kinderen thuisonderwijs krijgen.

Er zijn echter een paar tips en trucs die je helpen om gericht en gestructureerd te werken in je thuiskantoor.

Werktijden duidelijk definiëren en naleven

Bepaal precies hoe lang je werkt en wanneer je pauzes neemt. Bespreek uw schema met het gezin en spreek af dat u tijdens de werkuren niet gestoord zult worden. Kleine rituelen kunnen helpen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de melding "Niet storen" geldt wanneer de deur van de studeerkamer gesloten is.

Ontwerp uw werkplek professioneel

Wanneer je thuis werkt, is het belangrijk om snel van de privémodus naar de werkmodus te kunnen schakelen. Een aparte, professioneel ingerichte werkplek helpt daarbij. Je eigen studie is natuurlijk ideaal. Maar ook als de keukentafel je thuiskantoor is, kun je een paar trucjes gebruiken om een werksfeer te creëren. Ga bijvoorbeeld altijd op dezelfde plek zitten en gebruik een bureaustoel. Kantoorbenodigdheden zoals perforators en pennenbakjes zorgen voor een kantoorsfeer. Ook is het handig om niet in joggingbroek of pyjama voor de pc te zitten, maar je te kleden zoals je naar kantoor zou gaan.

Creëer rituelen

Begin je werkdag met een persoonlijk ritueel en eindig met een ander. Dit maakt het voor u gemakkelijker om van rol te wisselen. Er zijn geen grenzen aan uw verbeelding. Probeer wat voor jou het beste werkt.

Een tweede telefoonnummer instellen

Bij het scheiden van werk en privé helpt een apart telefoonnummer voor professionele gesprekken ook. Zo leiden privégesprekken je niet af van je werk.

Gezonde balans tussen werk en privé

Naast een verstandige werkorganisatie is één ding vooral belangrijk om stress te voorkomen of te verminderen: een gezonde relatie tussen werk en vrije tijd, trefwoord work-life balance. Als je hier op let en ook je werk in het thuiskantoor en in het kantoor op locatie goed structureert, bied je ongezonde stress weinig doelwit.

Tags: verdovende middelen huid Ziekten